Das niedrigste Frachtangebot entspricht nicht immer den niedrigsten Lieferkosten. Verpackungsvolumen, Zielgebühren, Zollpapiere und unklare Übergaben können sowohl die Kosten als auch die Ankunftszeit verändern. Nutzen Sie diese Checkliste, um vergleichbare Angebote zu erstellen; Bitten Sie den Spediteur und Importeur, die Anforderungen an die tatsächlichen Waren und den Bestimmungsort zu bestätigen.
Erfassen Sie Fakten zur endgültig verpackten Fracht.
Erfassen Sie für jede SKU Beschreibung, Menge, Kartonanzahl, Kartonlänge, -breite und -höhe, Brutto- und Nettogewicht, Palettenanzahl, Stapelbarkeit, Abholadresse, Bereitstellungsdatum und Lieferpostleitzahl. Verwenden Sie die endgültigen Verpackungsmaße und nicht Schätzungen des unverpackten Produkts. Legen Sie Batterien, Flüssigkeiten, magnetische Teile oder andere Spezialfrachten zur Überprüfung durch den Spediteur offen.
Vergleichen Sie die Transportarten hinsichtlich Gesamtkosten und Zeitaufwand
Fragen Sie nach möglichen Kurier-, Luft-, See-LCL- oder FCL-Optionen, deren Gebührenbasis, Meilensteinen und Kostenspanne. Vergleichen Sie Abfertigungs- und Zielabwicklung, Lagerung, Zollunterstützung, Endlieferung und mögliche Extras. Trennen Sie bei der Besprechung der Vorlaufzeit die Bereiche Werksbereitschaft, Abholung, Transport, Abfertigung und Lieferung auf der letzten Meile voneinander.
Nennen Sie den Incoterm und den Übergabeort.
Geben Sie im Vertrag und im Angebot die gewählte Incoterms® 2020-Regel und den benannten Ort an. Erfassen Sie separat, wer sich um die Ausfuhrabfertigung, Buchung, Versicherung, Einfuhrabfertigung, Zölle und die endgültige Lieferung kümmert. Wer eine Gebühr zahlt und wann das Frachtrisiko übertragen wird, sind unterschiedliche Fragen. Auch vage Formulierungen wie „kostenloser Versand“ stimmen nicht. Überprüfen Sie, ob die Transportvereinbarungen mit dem Kaufvertrag übereinstimmen.
Ordnen Sie die Dokumente vor der Abreise den Waren zu.
Vergleichen Sie den Vertrag, die Handelsrechnung, die Packliste und das Transportdokument hinsichtlich Beschreibung, Menge, Währung, Wert, Versandmarken, Parteien und Adressen. Bestätigen Sie, ob für das spezifische Produkt und den Bestimmungsort Ursprungszeugnisse, Lizenzen, Tests oder andere Dokumente erforderlich sind. Wenn Sie Fracht aus mehreren Fabriken konsolidieren, verfolgen Sie Kartonnummern und -gewichte nach Quelle.
Bereiten Sie Beweise für Verzögerungen oder Schäden vor
Bewahren Sie weiterhin Lade- und Übergabefotos, Siegelnummern, Frachtbriefe, Versicherungsbedingungen und verfolgen Sie Meilensteine. Überprüfen Sie bei der Ankunft den Zustand, die Anzahl und die Etiketten der Kartons, fotografieren Sie Ausnahmen und benachrichtigen Sie die entsprechende Partei im Rahmen des Transportvertrags. Weisen Sie bei zeitkritischen Bestellungen einen Eigentümer für Umbuchungen, fehlende Freigabedokumente und Liefertermine zu.
Einseitige Angebotsübersicht
SKU |Kartons und Packmaße/Gewicht |Abhol- und Bereitstellungsdatum |Ziel-Postleitzahl |Sonderfracht |Zielankunft |Incoterm und Ort |Versicherung |inklusive/exklusive Gebühren |Dokumenteneigentümer. Geben Sie jedem Spediteur den gleichen Auftrag.
Quellen: US International Trade Administration: gemeinsame Exportdokumente;ICC: Incoterms® 2020 Q&A.