Un prix bas ne prouve pas à lui seul une fraude, et une véritable entreprise peut commettre des erreurs. Pourtant, les incohérences dans les noms d’entreprises, les parties contractantes, les comptes bancaires, les échantillons ou les rapports méritent une pause et un examen documenté. Un risque courant est celui d'un imposteur utilisant une identité de fournisseur familière pour envoyer une modification de paiement de dernière minute.
Faites correspondre l'entreprise, le contact et la partie contractante
Placez le site Web de l'entreprise, les coordonnées vérifiées de manière indépendante, l'enregistrement de l'entreprise, le devis, le contrat, la facture et le bénéficiaire sur une seule feuille. Enregistrez les noms, adresses, domaines et contacts. Un nom différent peut avoir une explication légitime, mais obtenez des pièces justificatives et vérifiez la relation via un canal indépendant.
Vérifiez chaque changement dans les instructions bancaires
Arrêtez-vous lorsque vous recevez un « nouveau compte financier » urgent ou une demande de paiement modifiée. N'appelez pas le numéro fourni dans le nouveau message. Appelez un numéro préalablement vérifié ou obtenu indépendamment, comparez le bénéficiaire avec le contractant et demandez à un deuxième collègue d'approuver le changement. Une réponse par e-mail ou une capture d'écran de chat à elle seule n'authentifie pas un compte bancaire.
Testez si le devis, l'échantillon et les documents concordent
Signalez un devis inhabituellement bas, une garantie de conformité inconditionnelle, un refus de fournir un échantillon vérifiable, des modèles de certificats incompatibles ou des explications changeantes sur la capacité de l'usine. Comparez des exemples de photos, des spécifications, des références de rapports, le lieu de production et les hypothèses de prix. Traitez les réclamations sans preuves correspondantes comme des questions ouvertes.
Contrôlez la première commande à travers les conditions et les étapes
Insérez les spécifications, l'échantillon approuvé, l'emballage, la quantité, le délai de livraison, la méthode d'acceptation, le processus de modification et la procédure de litige dans la commande. Faites correspondre la taille de la première commande et les étapes de paiement aux preuves qui peuvent réellement être vérifiées. Si un service d'audit, d'inspection ou de dépôt fiduciaire est nécessaire, confirmez son fournisseur, son étendue et son prix ; ne présumez pas que la plateforme l'a effectué.
Conservez les preuves et faites remonter les anomalies
Enregistrez qui a demandé chaque changement et quand. Enregistrez les e-mails originaux, les enregistrements de chat, les factures, les contrats et les détails des bénéficiaires. Si un transfert peut être frauduleux, contactez rapidement la banque d'envoi pour connaître les options de rappel et signalez-le via les plateformes ou autorités appropriées. Reprenez seulement après avoir documenté comment l'écart a été résolu et qui a approuvé la décision.
Cinq questions avant de payer
- Le contrat, la facture et le bénéficiaire identifient-ils la même partie, ou un nom différent est-il expliqué de manière fiable ?
- Un changement bancaire a-t-il été confirmé par un canal indépendant connu ?
- Les échantillons, modèles, devis et documents de test décrivent-ils les mêmes marchandises ?
- La preuve de livraison ou d'acceptation justifie-t-elle le paiement en cours ? une étape importante ?
- Chaque écart non résolu est-il attribué à un propriétaire avec une condition d'arrêt ?
Source : FBI IC3 : compromission des e-mails professionnels et vérification des modifications de paiement.