Le devis de transport le plus bas n'est pas toujours le coût de livraison le plus bas. Le volume d’emballage, les frais de destination, les formalités douanières et les transferts peu clairs peuvent modifier à la fois le coût et l’heure d’arrivée. Utilisez cette liste de contrôle pour préparer des devis comparables ; demandez au transporteur et à l'importateur de confirmer les exigences relatives aux marchandises réelles et à la destination.
Recueillez les informations sur la cargaison finale emballée
Pour chaque SKU, enregistrez la description, la quantité, le nombre de cartons, la longueur, la largeur et la hauteur du carton, le poids brut et net, le nombre de palettes, l'empilage, l'adresse de ramassage, la date de préparation et le code postal de livraison. Utilisez les dimensions finales emballées plutôt que les estimations du produit déballé. Divulguez les batteries, les liquides, les pièces magnétiques ou autres marchandises spéciales pour examen par le transporteur.
Comparez les modes de transport en termes de coût total et de calendrier
Demandez les options réalisables par messagerie, par voie aérienne, maritime, LCL ou FCL, leur base de facturation, les étapes et la fourchette de coûts. Comparez la gestion de l'origine et de la destination, le stockage, le support douanier, la livraison finale et les extras possibles. Séparez la préparation en usine, l'enlèvement, le transit, le dédouanement et la livraison du dernier kilomètre lorsque vous discutez du délai de livraison.
Nommez l'Incoterm et le lieu de transfert
Indiquez la règle Incoterms® 2020 choisie et le lieu désigné dans le contrat et le devis. Enregistrez séparément qui gère le dédouanement à l'exportation, la réservation, l'assurance, le dédouanement à l'importation, les droits et la livraison finale. Qui paie les frais et quand les transferts de risques liés au fret sont des questions différentes ; des expressions vagues telles que « livraison gratuite » ne suffisent pas non plus. Vérifiez que les modalités de transport correspondent au contrat de vente.
Faites correspondre les documents aux marchandises avant le départ
Comparez le contrat, la facture commerciale, la liste de colisage et le document de transport pour la description, la quantité, la devise, la valeur, les marques d'expédition, les parties et les adresses. Confirmez si des certificats d'origine, des licences, des tests ou d'autres documents sont requis pour le produit et la destination spécifiques. Lorsque vous regroupez des marchandises provenant de plusieurs usines, suivez les numéros et les poids des cartons par source.
Préparez les preuves de retards ou de dommages
Conservez le chargement et la remise des photos, des numéros de scellés, des lettres de transport, des conditions d'assurance et du suivi des étapes. À l'arrivée, vérifiez l'état du carton, le nombre et les étiquettes, photographiez les exceptions et informez la partie concernée dans le cadre du contrat de transport. Pour les commandes urgentes, désignez un propriétaire pour la nouvelle réservation, les documents de dédouanement manquants et les rendez-vous de livraison.
Devis d'une page
SKU |cartons et dimensions/poids emballés |date de ramassage et de préparation |code postal de destination |marchandises spéciales |arrivée cible |Incoterm et lieu |assurance |charges incluses/exclues |propriétaire du document. Remettez le même brief à chaque transitaire.
Sources : Administration américaine du commerce international : documents d'exportation communs ;ICC : Questions et réponses Incoterms® 2020.