يسجل هذا النموذج سبب قبول فريق الشراء لمطالبة المورد أو تركها مفتوحة. استخدمه مع دليل التحقق من الموردين، ولكن لا تقدمه كتدقيق في الموقع، أو اختبار للمنتج، أو تقرير رسمي للعناية الواجبة. يحتاج كل استنتاج إلى مصدر وتاريخ ومراجع والإجراء التالي. تظل الأدلة المفقودة معلقة.
حدد الجهة المحددة قيد المراجعة
أدخل اسم الشركة القانوني، والمنتج المستهدف، ومعرف المرشح، وتاريخ المراجعة، والمالك. في حالة تشابه الأسماء، قم بإرفاق مرجع التسجيل والمصدر. لا يعد اسم واجهة المتجر هو الكيان المتعاقد تلقائيًا. إذا اختلفت شركات التسعير والتصنيع والفوترة والاستلام، فقم بإدراج كل منها على حدة واطلب توضيحًا للعلاقة.
احتفظ بالأدلة التي يمكن إعادة النظر فيها
لسجلات التسجيل ومواقع الويب ورسائل البريد الإلكتروني وعروض الأسعار والعينات وصور الإنتاج ومقاطع الفيديو وتقارير الجهات الخارجية استخدامات وحدود مختلفة. احفظ الملف الأصلي أو الرابط الذي يمكن تتبعه، ونموذج المنتج المغطى والتاريخ؛لا تكتب إلا "تم التحقق منه". بالنسبة للعمليات الرئيسية والمعدات والتعاقد من الباطن، ابحث عن الأدلة المرتبطة بالمنتج الحالي. لا يثبت ملف تعريف المصنع العام القدرة على هذا العنصر.
استخدم حالات المراجعة الثلاث بشكل صحيح
يعني "تم التحقق منه" أن الدليل يطابق سؤال المشروع ويتم تسجيل الشيك."معلق" يعني أن الدليل مفقود أو غير متسق أو يتطلب رد اتصال منفصل."لا ينطبق" يحتاج إلى سبب. على سبيل المثال، إذا كان المرشح "أ" يقتبس من خلال الشركة "س" ولكنه يطلب الدفع إلى الشركة "ص"، فإن الأسماء المتشابهة وحدها لا تغلق المشكلة. تسجيل المستندات والشرح وطريقة التأكيد المستقلة؛احتفظ بالدفع معلقًا حتى يتم حله.
قم بتوصيل العينات بهوية المعاملة
سجل معرف العينة ومراجعة المواصفات والاختلافات وموقع الإنتاج والمهلة الزمنية المطالب بها. مقارنة العقد والفاتورة والمستفيد مع الطرف المؤكد. تحقق من التغييرات المصرفية المفاجئة باستخدام جهة اتصال تم إنشاؤها مسبقًا. تشرح قائمة التحقق من عمليات الاحتيال المتعلقة بالمصادر علامات تحذير الدفع بمزيد من التفاصيل.
تصرف بناءً على النموذج المكتمل
قم بتعيين المالك والمستند المطلوب وتاريخ الاستحقاق لكل عنصر معلق. قم بتعيين نقاط توقف واضحة للدفع أو الموافقة على العينة أو الإنتاج عندما لا يتم حل مشكلة حرجة. أضف نتيجة مؤرخة عند وصول أدلة جديدة؛لا تمحو النتيجة الأصلية. قم بتنزيل النموذج الفارغ أدناه وانقله إلى جدول بيانات الفريق إذا كانت هناك حاجة إلى تحديثات مستمرة.