In diesem Formular wird aufgezeichnet, warum ein Einkaufsteam einen Lieferantenanspruch akzeptiert oder offen lässt. Verwenden Sie es zusammen mit dem Leitfaden zur Lieferantenüberprüfung, präsentieren Sie es jedoch nicht als Vor-Ort-Audit, Produkttest oder formeller Due-Diligence-Bericht. Für jede Schlussfolgerung sind eine Quelle, ein Datum, ein Prüfer und die nächste Aktion erforderlich. Fehlende Beweise bleiben ausstehend.
Identifizieren Sie die genaue Partei, die überprüft wird
Geben Sie den offiziellen Firmennamen, das Zielprodukt, die Kandidaten-ID, das Überprüfungsdatum und den Eigentümer ein. Wenn Namen ähnlich sind, fügen Sie eine Registrierungsreferenz und eine Quelle bei. Ein Storefront-Name ist nicht automatisch der Auftraggeber. Wenn die Angebots-, Herstellungs-, Rechnungsstellungs- und Empfangsunternehmen unterschiedlich sind, führen Sie sie jeweils separat auf und fordern Sie eine Erläuterung der Beziehung an.
Bewahren Sie Beweise auf, die erneut eingesehen werden können
Registrierungsunterlagen, Websites, E-Mails, Angebote, Muster, Produktionsbilder, Videos und Berichte Dritter haben unterschiedliche Verwendungszwecke und Einschränkungen. Speichern Sie die Originaldatei oder einen nachverfolgbaren Link, das abgedeckte Produktmodell und das Datum; Schreiben Sie nicht nur „verifiziert“. Suchen Sie für Schlüsselprozesse, Ausrüstung und Unterauftragsvergabe nach Nachweisen, die mit dem aktuellen Produkt in Zusammenhang stehen. Ein generisches Fabrikprofil beweist nicht die Kapazität für diesen Artikel.
Verwenden Sie die drei Überprüfungsstatus korrekt
„Verifiziert“ bedeutet, dass die Beweise mit der Projektfrage übereinstimmen und die Prüfung aufgezeichnet wird.„Ausstehend“ bedeutet, dass Beweise fehlen, inkonsistent sind oder einen separaten Rückruf erfordern.„Nicht anwendbar“ benötigt einen Grund. Wenn Kandidat A beispielsweise Angebote über UnternehmenNotieren Sie die Dokumente, Erklärungen und unabhängigen Bestätigungsmethoden. Halten Sie die Zahlung bis zur Lösung zurück.
Verknüpfen Sie Proben mit der Transaktionsidentität
Protokollieren Sie die Probenkennung, die Spezifikationsrevision, Unterschiede, den Produktionsstandort und die beanspruchte Vorlaufzeit. Vergleichen Sie Vertrag, Rechnung und Begünstigten mit der bestätigten Partei. Überprüfen Sie plötzliche Bankänderungen mithilfe eines zuvor festgelegten Kontakts. In der Checkliste für Sourcing-Betrug werden Zahlungswarnzeichen ausführlicher erläutert.
Handeln Sie auf dem ausgefüllten Formular
Weisen Sie jedem ausstehenden Artikel einen Eigentümer, ein erforderliches Dokument und ein Fälligkeitsdatum zu. Legen Sie explizite Stopppunkte für Zahlung, Musterfreigabe oder Produktion fest, wenn ein kritisches Problem ungelöst ist. Fügen Sie ein datiertes Ergebnis hinzu, wenn neue Beweise eintreffen. Löschen Sie nicht den ursprünglichen Befund. Laden Sie das leere Formular unten herunter und verschieben Sie es in die Teamtabelle, wenn fortlaufende Aktualisierungen erforderlich sind.