Ce formulaire enregistre pourquoi une équipe d'achat accepte ou laisse ouverte une réclamation fournisseur. Utilisez-le avec le guide de vérification des fournisseurs, mais ne le présentez pas sous la forme d'un audit sur site, d'un test de produit ou d'un rapport de diligence raisonnable formel. Chaque conclusion nécessite une source, une date, un réviseur et la prochaine action. Les preuves manquantes restent en attente.
Identifiez la partie exacte faisant l'objet de l'examen
Entrez le nom légal de l'entreprise, le produit cible, l'ID du candidat, la date d'examen et le propriétaire. Lorsque les noms sont similaires, joignez une référence d’enregistrement et une source. Le nom d'une vitrine n'est pas automatiquement l'entité adjudicatrice. Si les sociétés de soumission, de fabrication, de facturation et de réception diffèrent, indiquez-les séparément et demandez une explication de la relation.
Conservez les preuves qui peuvent être revisitées
Les dossiers d'enregistrement, les sites Web, les e-mails, les devis, les échantillons, les images de production, les vidéos et les rapports de tiers ont des utilisations et des limites différentes. Enregistrez le fichier original ou un lien traçable, le modèle de produit couvert et la date ; n’écrivez pas seulement « vérifié ». Pour les processus, équipements et sous-traitances clés, recherchez des preuves liées au produit actuel. Un profil d'usine générique ne prouve pas la capacité de cet article.
Utilisez correctement les trois états d'évaluation
« Vérifié » signifie que la preuve correspond à la question du projet et que la vérification est enregistrée.« En attente » signifie que les preuves sont manquantes, incohérentes ou nécessitent un rappel séparé.« Non applicable » nécessite une raison. Par exemple, si le candidat A présente une offre via la société X mais demande un paiement à la société Y, des noms similaires ne suffisent pas à résoudre le problème. Enregistrer les documents, explications et méthode de confirmation indépendante ; conserver le paiement en attente jusqu'à ce qu'il soit résolu.
Connectez les échantillons à l'identité de la transaction
Enregistrez l'identifiant de l'échantillon, la révision des spécifications, les différences, le lieu de production et le délai de livraison réclamé. Comparez le contrat, la facture et le bénéficiaire avec la partie confirmée. Vérifiez les changements bancaires soudains à l’aide d’un contact préalablement établi. La liste de contrôle pour les escroqueries à l'approvisionnement explique les signes d'avertissement de paiement plus en détail.
Agissez sur le formulaire complété
Attribuez un propriétaire, le document requis et une date d'échéance à chaque élément en attente. Définissez des points d'arrêt explicites pour le paiement, l'approbation des échantillons ou la production lorsqu'un problème critique n'est pas résolu. Ajoutez un résultat daté lorsque de nouvelles preuves arrivent ; n’effacez pas la découverte originale. Téléchargez le formulaire vierge ci-dessous et déplacez-le dans la feuille de calcul de l'équipe si des mises à jour continues sont nécessaires.