ما الذي ينبغي تدوينه قبل اعتماد عينة المنتج؟

العينة التي «تبدو جيدة» لا تمثل بعد مواصفات إنتاج قابلة للتنفيذ. يحتاج المشتري والمورد إلى سجل مشترك يوضح الإصدار الذي تمت مراجعته، وما تم قبوله، وما لم يُحسم. تساعد هذه القائمة في مناقشة العينات، لكنها لا تحل محل اختبارات المنتج أو تقييم المطابقة.

حدد العينة وإصدارات المستندات

خصص رقماً فريداً للعينة وسجل المورد والطراز وتاريخ الاستلام وإصدار الرسم وأسماء ملفات الصور. صوّر المنتج كاملاً والوصلات المهمة والملحقات والتغليف، مع رقم أو مرجع للحجم في الصور. لا تجمع ألواناً أو مواد أو هياكل مختلفة تحت وصف مبهم مثل «الإصدار النهائي».

حوّل الانطباعات إلى متطلبات قابلة للتحقق

• الأبعاد والهيكل: اذكر القياسات المهمة ونقاط القياس وحدود التفاوت المتفق عليها بين الطرفين.
• المواد والمظهر: سجل أسماء المواد ومراجع الألوان والتشطيبات والعيوب الشكلية المطلوب تجنبها.
• الوظائف والملحقات: حدد ظروف الاختبار وطرق التشغيل وكميات الملحقات وإصدارات التعليمات.
• التغليف والملصقات: أكد الحماية والملصقات وكميات التعبئة وإصدار التغليف.

تحتاج كلمات مثل «متين» أو «لون مشابه» إلى صور أو قياسات أو عينة مرجعية. أكد بصورة منفصلة اختبارات السلامة والاعتماد المناسبة والجهة التي تنفذها؛ الاستخدام الشخصي لا يعوض هذه الفحوص.

افصل بين المعتمد والمطلوب تعديله وغير المحسوم

بند السجل	ما ينبغي تحديده
أساس الفحص	رقم العينة وإصدار المواصفات أو الرسم
النتيجة الفعلية	أدلة مثل القياسات ومراجع الصور وسجلات الوظائف
القرار	معتمد / يحتاج إلى تعديل / لم يتم التحقق بعد
الخطوة التالية	التعديل والمسؤول وتاريخ التأكيد وطريقته

لا تعتمد العينة بالكامل إذا اجتاز جزء منها فقط. إذا قُبل المظهر ولكن كميات الملحقات والتعليمات لم تُحسم، فاحتفظ بالمسألتين في السجل.

أدر التغييرات بعد الاحتفاظ بالعينة المعتمدة

اتفق على حفظ العينة المرجعية ومن يحتفظ بها وكيفية مشاركة المستندات. تتطلب تغييرات المواد أو الأبعاد أو الملحقات أو التغليف لاحقاً سبباً، ومواصفات متأثرة، وأثراً على التكلفة والمهلة، وقراراً بشأن الحاجة إلى عينة جديدة. لا يجوز لإصدار غير معتمد أن يستبدل المرجع المتفق عليه دون توضيح.

انقل سجل العينة إلى الفحوص اللاحقة

احتفظ بسجل الاعتماد النهائي مع متطلبات الطلب لاستخدامه في مناقشات الإنتاج والفحص قبل الشحن. اعتماد العينة لا يثبت تطابق جميع وحدات الدفعة ولا يتحقق من هوية المصنع أو المطابقة.

اقرأ أيضاً المسؤوليات في OEM وODM، إعداد طلب عرض سعر واضح و قائمة الفحص قبل الشحن.