يتطلب الفحص قبل الشحن مرجعاً ونطاقاً متفقاً عليهما. سواء فحص المشتري بنفسه أو استعان بطرف ثالث، خصص وقتاً لتسجيل المشكلات ومعالجتها قبل التعبئة أو الإرسال. يقدم هذا الدليل إطاراً للسجل ولا يفرض نسبة ثابتة للعينات أو معياراً ثابتاً لقبول العيوب.
اتفق على المرجع والنطاق قبل الفحص
اجمع الطلب والمواصفات والعينة المعتمدة ومتطلبات التغليف والإصدارات الحالية. افصل الطرازات والألوان والمقاسات والدفعات، وحدد المكتمل وما يزال قيد الإنتاج. اتفق على المكان والوقت والمنفذ وطريقة أخذ العينات ومعايير القبول. رتّب الفحوص التي تتطلب معدات متخصصة أو اختبارات سلامة بصورة منفصلة.
افحص كل منتج وفق متطلباته
| الفحص | ما ينبغي تسجيله |
|---|---|
| الكمية والطراز | الكميات المطلوبة والمكتملة والطرازات وأرقام الصناديق |
| المظهر والأبعاد | مرجع العينة المعتمدة ونقاط القياس وصور المشكلات |
| الوظائف والتجميع | ظروف الفحص ونتائج التشغيل ومواقع الأعطال |
| الملحقات والمستندات | الكميات والطرازات والتعليمات وإصدارات الملصقات |
| التغليف | الحماية ومواصفات الصناديق وكميات التعبئة وعلامات الشحن |
سجل عدد الوحدات المفحوصة فعلاً والمشكلات والطرازات أو الدفعات المتأثرة. يجب أن تتناسب خلاصة التقرير مع العمل المنفذ؛ لا تصف فحص عينة بأنه فحص لكل وحدة.
اجعل أدلة المشكلات قابلة للتتبع
خصص رقماً لكل مشكلة واحتفظ بصور عامة وقريبة وقياسات عند الحاجة. وضح المتطلب والحالة الفعلية والفرق مع مراجع الصندوق أو العينة عند اللزوم. ميز بين غير المفحوص وغير القابل للتحقق وغير المنطبق بدلاً من ترك خانات فارغة بلا تفسير.
أكمل دورة التصحيح وإعادة الفحص
- حدد ما يحتاج إلى إعادة عمل أو استبدال أو إعادة تعبئة أو مستندات إضافية.
- اتفق مع الأطراف المعنية على المسؤولين والمواعيد وطريقة إعادة الفحص.
- احتفظ بالأدلة قبل التصحيح وبعده وتحقق من تأثير التغييرات على مواصفات أو كميات أخرى.
- سجل المسائل المفتوحة مع قرار السماح بالشحن بدلاً من الاكتفاء بكلمة «ناجح».
افصل مسؤوليات الفحص والإرسال والخدمات
الفحص واللوجستيات ودفع قيمة الطلب مسائل منفصلة تُعالج وفق اتفاق الطرفين. لا يضمن فحص واحد عدم ظهور مشكلات أثناء الاستخدام لاحقاً. توفر FindBao حالياً البحث اليدوي عن المنتجات والموردين، وطلب عروض الأسعار بالنيابة، ومقارنتها. أما فحص المنتجات وتدقيق المصانع ودفع قيمة البضائع بالنيابة والتخزين والشحن فلا تُقدم حالياً.
أدوات مرتبطة: سجلات اعتماد العينات، تأكيد تغليف التصدير و قائمة التحقق من الإرسال.