「見た目がよい」サンプルだけでは、実行可能な生産仕様にはなりません。買い手とサプライヤーは、確認した版、承認した事項、未解決の問題を同じ記録で共有する必要があります。このチェックリストはサンプルの打ち合わせ用であり、製品試験や適合性評価に代わるものではありません。
サンプルと資料の版を特定する
固有のサンプル番号を付け、サプライヤー、型番、受領日、図面の版、写真ファイル名を記録します。製品全体、主要な接合部、付属品、梱包を撮影し、番号や大きさの目安を写し込みます。色、材質、構造が異なるものを、曖昧な「最終版」で一括管理しないでください。
印象を確認可能な要件に変える
- 寸法と構造：重要な寸法、測定位置、双方が合意した許容差を列挙します。
- 材質と外観：材質名、色の基準、表面処理、避けるべき外観不良を記録します。
- 機能と付属品：試験条件、操作方法、付属品の数量、説明書の版を示します。
- 梱包と表示：保護方法、ラベル、梱包数量、梱包仕様の版を確認します。
「丈夫」「色が似ている」といった表現には、写真、測定値、基準サンプルを添えます。適用される安全・認証試験と実施者は別途確認してください。主観的な使用感では、これらの確認を代替できません。
承認、修正、未確認を区別する
| 記録項目 | 明記する内容 |
|---|---|
| 確認の基準 | サンプル番号と仕様書または図面の版 |
| 実際の結果 | 測定値、写真番号、機能確認記録などの証拠 |
| 判定 | 承認／修正が必要／未確認 |
| 次の対応 | 修正内容、担当者、確認日、確認方法 |
一部だけが合格している場合、サンプル全体を承認済みにしないでください。外観が承認されても付属品の数量と説明資料が未確定なら、その二つを未解決の項目として残します。
承認サンプルの保管後も変更を管理する
基準サンプルの保管方法、保管者、資料の共有方法を合意します。その後の材質、寸法、付属品、梱包の変更では、理由、影響する仕様、費用と納期への影響、新たなサンプルの要否を記録します。未承認の版で合意済みの基準を無断で置き換えないでください。
サンプル記録を後続の検査に引き継ぐ
最終承認記録を注文要件と一緒に保存し、生産の打ち合わせや出荷前検査に使います。サンプルの承認は、ロット内の全品が同一であること、製造者の身元、適合性を証明するものではありません。
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