Запрос предложений – это способ заставить разных поставщиков ответить на один и тот же вопрос о закупках. Длина сама по себе не улучшает его. Спецификация, количество и границы поставки должны быть ясными; неизвестное становится вопросом, а альтернативы остаются отделенными от основного предложения. В этом руководстве объясняется, как составить запрос. Используйте шаблон запроса предложения для заполняемых полей.
Превратите предполагаемое использование в проверяемые требования
Укажите использование, целевых пользователей, целевой рынок и версию эталонного изображения или чертежа. Затем укажите размеры, материалы, функции и требования к качеству, которые определяют, будет ли продукт работать. Замените такие фразы, как «высшее качество» или «точно как на фото» наблюдениями, которые можно проверить на образце. Для невидимой конструкции, класса материала или характеристик запросите предлагаемое решение и подтверждающее обоснование, а не позволяйте каждому заводу молча предполагать что-то свое.
Отделяйте фиксированные условия от альтернатив
Отметьте обязательные условия, области, где цена или сроки могут быть изменены, а также нерешенные элементы. Попросите поставщиков ответить, смогут ли они в первую очередь удовлетворить базовые требования. Альтернативные материалы, существующие инструменты или другая упаковка относятся к отдельным строкам с различиями, значениями образцов и ценами. В противном случае более низкая цена за единицу может соответствовать другому продукту, а не лучшему предложению.
Сохраняйте постоянные коммерческие предположения
Указывайте значимые количественные уровни, количество образцов, ожидаемый ритм повторения, упаковку, целевые сроки и место доставки. Запросите валюту, срок действия, этапы оплаты, минимальный заказ, а также включены ли образцы, инструменты, настройка, тестирование, упаковка, фрахт и налоги. Если используется правило Инкотермс®, укажите это правило, конкретное место и издание. Три буквы без места могут привести к неоднозначности стоимости и передачи; см. Вопросы и ответы ICC Incoterms® 2020.
Требуйте структурированный ответ поставщика
Предоставьтевыполнено, отклонение или ожидающее поле для каждого требования. Поместите каждый сбор в отдельную строку с указанием суммы, единицы измерения, валюты и того, включено ли оно в цену единицы. Запросите фактически предложенную спецификацию, образец пересмотренного предложения, время начала выполнения заказа, необходимые разрешения покупателя и явные исключения. Пустой платеж не является бесплатным, а отсутствие документа о тестировании не доказывает соответствие требованиям рынка назначения.
Используйте раунды разъяснений, чтобы сделать предложения сопоставимыми
После первых ответов не ранжируйте по цене за единицу. Отметьте изменения в спецификации, недостающие расходы, различные точки доставки и действительность цен. Отправьте те же уточняющие вопросы кандидатам, которые остаются жизнеспособными. Сохранять оригинальные и исправленные предложения; один перезаписанный PDF-файл уничтожает ход рассуждений. В заключении должно быть указано, при каких условиях одно предложение будет стоить меньше, а не просто называть наименьшую цифру.
Сохраните результат запроса цен
Архивируйте текущий бриф, оригинальные ответы, отклонения и сравнение цен, журнал уточнений, образец плана и владельца для нерешенных проблем. Ценовое предложение не подтверждает подлинность фабрики, мощность или соответствие продукции; Далее следуют образцы и проверки поставщиков. Если FindBao попросят помочь с запросами и сравнением предложений, прочтите объем услуги и согласуйте результаты и стоимость перед началом работы.