В этой форме указывается почему отдел закупок принимает или оставляет претензию поставщику открытой. Используйте его вместе с руководством по проверке поставщиков, но не представляйте его в виде выездного аудита, тестирования продукта или официального отчета о комплексной проверке. Для каждого вывода нужен источник, дата, рецензент и следующее действие. Отсутствующие доказательства остаются на рассмотрении.
Укажите точную сторону, в отношении которой проводится проверка.
Введите юридическое название компании, целевой продукт, идентификатор кандидата, дату проверки и владельца. Если имена похожи, прикрепите ссылку на регистрацию и источник. Название витрины не является автоматически юридическим лицом-заказчиком. Если компании-производители, компании-производители, выставители счетов и компании-получатели различаются, перечислите каждую из них отдельно и запросите объяснение взаимосвязи.
Сохраните доказательства, к которым можно будет вернуться.
Регистрационные записи, веб-сайты, электронные письма, расценки, образцы, производственные изображения, видео и сторонние отчеты имеют разные способы использования и ограничения. Сохраните исходный файл или отслеживаемую ссылку, модель продукта и дату; не пишите только «проверено». В отношении ключевых процессов, оборудования и субподряда ищите доказательства, связанные с текущим продуктом. Общий профиль завода не доказывает возможности для этого элемента.
Правильно используйте три состояния проверки
«Подтверждено» означает, что доказательства соответствуют вопросу проекта, и проверка записывается.«Ожидание» означает, что доказательства отсутствуют, противоречивы или требуют отдельного обратного вызова.«Неприменимо» требует причины. Например, если кандидат А котируется через компанию X, но просит оплату у компании Y, одни лишь схожие имена не решают проблему. Зафиксируйте документы, пояснения и независимый метод подтверждения; приостановите платеж до тех пор, пока он не будет решен.
Подключите образцы к идентификатору транзакции.
Зарегистрируйте идентификатор образца, версию спецификации, различия, место производства и заявленное время выполнения заказа. Сравните договор, счет-фактуру и бенефициара с подтвержденной стороной. Проверьте внезапные изменения банка, используя ранее установленный контакт. В контрольном списке мошенничества с поставщиками более подробно описаны предупреждающие знаки об оплате.
Действуйте в соответствии с заполненной формой
Назначьте владельца, необходимый документ и срок выполнения для каждого элемента, ожидающего рассмотрения. Установите четкие точки остановки для оплаты, утверждения образцов или производства, если критическая проблема не решена. Добавляйте датированный результат по мере поступления новых доказательств; не стирайте исходную находку. Загрузите пустую форму ниже и переместите ее в таблицу команды, если требуются постоянные обновления.