样品“看起来不错”还不是可执行的生产要求。采购方和供应商需要使用同一份记录，说明确认的是哪一版、通过了什么、还有哪些问题。以下清单适用于样品沟通，不替代产品测试或合规评估。
先固定样品与文件版本
给样品分配唯一编号，记录供应商、型号、收样日期、图纸版本和照片文件名。拍摄整体、关键连接处、配件及包装；照片中放入编号或尺寸参照。不同颜色、材料或结构不要共用一个含糊的“最终版”。
把感受转成可核对的要求
- 尺寸与结构：列出关键尺寸、测量位置，以及双方同意的允许差异。
- 材料与外观：记录材料名称、颜色参照、表面处理和应避免的外观缺陷。
- 功能与配件：说明测试条件、操作方法、配件数量和说明资料版本。
- 包装与标识：确认保护方式、标签、装箱数量和包装版本。
“结实”“颜色差不多”等词需要补充照片、测量或对照样。涉及安全和认证的要求，应另行确认适用测试及执行方，不能用主观试用代替。
用确认表区分通过、修改和未决
| 记录项 | 应写清的内容 |
|---|---|
| 检查依据 | 样品编号、规格或图纸版本 |
| 实际结果 | 尺寸、照片编号、功能记录等证据 |
| 判定 | 通过／需修改／尚未验证 |
| 下一步 | 修改要求、负责人、确认日期与方式 |
仅部分通过时，不要写“样品全部确认”。例如外观通过，但配件数量和说明资料仍待确认，就应保留这两项未决事项。
封样后仍要管理变更
双方确认封样方式、样品保管方以及文件副本。后续换料、改尺寸、改配件或改包装时，记录变更原因、受影响的规格、费用和交期，并说明是否需要重新打样。未经确认的新版本不能直接替代旧基准。
把样品记录交给后续检查
将最终确认记录与订单要求一并保存，供生产沟通和出货检查使用。样品通过不代表整批产品必然一致，也不代表制造商身份或合规已经得到核实。
继续阅读：OEM 与 ODM 的责任确认、如何写清询价需求和出货检查清单。